Nghị định 104/2025 (có hiệu lực từ ngày 1-7) vừa được Chính phủ ban hành, quy định chi tiết thi hành nhiều nội dung mới của Luật Công chứng 2024, trong đó đáng chú ý là việc triển khai công chứng điện tử và quy định về chụp ảnh trong quá trình ký kết văn bản.
Theo đó, văn bản công chứng điện tử là văn bản được tạo lập trực tiếp trên môi trường điện tử theo một trong hai quy trình: công chứng điện tử trực tiếp hoặc công chứng điện tử trực tuyến. Văn bản công chứng giấy sau khi được chuyển đổi sang bản điện tử có kèm theo chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng cũng được coi là văn bản công chứng điện tử.
Mỗi văn bản công chứng điện tử phải có mã QR, đường link, mã số hoặc ký hiệu riêng để phục vụ việc kiểm tra, xác minh tính xác thực. Nếu văn bản có sai sót kỹ thuật cần sửa, nội dung sửa lỗi phải được lập thành trang riêng, có chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng, đính kèm cùng văn bản gốc.
Công chứng điện tử trực tiếp được áp dụng cho toàn bộ các giao dịch dân sự. Trong khi đó, công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng với mọi giao dịch dân sự, trừ di chúc và các hành vi pháp lý đơn phương khác. Như vậy, ngoại trừ những trường hợp đặc biệt mang tính cá nhân cao như di chúc, toàn bộ giao dịch dân sự đều có thể thực hiện công chứng dưới hình thức điện tử.
Nghị định cũng quy định việc chụp ảnh, kết hợp quay phim khi công chứng viên chứng kiến việc ký kết giao dịch. Theo đó, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch bắt buộc phải ký vào từng trang của văn bản giao dịch trước sự chứng kiến của công chứng viên, và việc này phải được ghi lại bằng hình ảnh lưu trong hồ sơ công chứng.
Ảnh chụp phải nhận diện rõ người ký và công chứng viên, đảm bảo rõ nét, không chỉnh sửa, không phai màu, có thể in màu hoặc đen trắng trên giấy A4, hoặc ảnh chuyên dụng với kích thước tối thiểu 13cm x 18cm. Trường hợp có nhiều người cùng ký tại một thời điểm, có thể chụp ảnh riêng từng người hoặc chụp ảnh chung. Nếu ký ở các địa điểm hoặc thời điểm khác nhau, ảnh phải được chụp tại từng thời điểm tương ứng, dưới sự chứng kiến của công chứng viên.
Nếu người yêu cầu công chứng thấy cần thiết, quá trình ký kết có thể được quay phim làm tư liệu. Hình ảnh này được coi là một thành phần của hồ sơ công chứng và chỉ được lưu trữ, sử dụng theo quy định pháp luật.
Về công chứng ngoài trụ sở, Luật Công chứng 2024 quy định một số trường hợp được phép thực hiện như lập di chúc tại nơi ở, người không thể đi lại do sức khỏe, đang điều trị nội trú, bị cách ly y tế, hoặc đang bị tạm giam, thi hành án. Nghị định 104/2025 làm rõ thêm các lý do chính đáng khác gồm: phụ nữ mang thai hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi, người cao tuổi, người khuyết tật, người đang thi hành công vụ trong lực lượng vũ trang, hoặc những trường hợp bất khả kháng khác khiến không thể đến trụ sở công chứng.
Việc công chứng ngoài trụ sở phải diễn ra tại địa điểm có địa chỉ cụ thể, hợp lý với lý do được đưa ra.
