Những quy định mới về công chứng, chứng thực người dân cần biết

Từ ngày 1-7-2025, Luật Công chứng 2024 và Nghị định 104/2025 chính thức có hiệu lực với nhiều điểm mới đáng chú ý, ảnh hưởng trực tiếp đến thủ tục công chứng, chứng thực của người dân và tổ chức.

1. Hợp nhất thủ tục phân chia di sản thừa kế

Trước đây, người dân phải phân biệt hai loại văn bản: “thỏa thuận phân chia di sản” và “văn bản khai nhận di sản” tùy theo số người thừa kế và nội dung di chúc. Việc phân biệt này dẫn đến nhiều trường hợp nhầm lẫn, khó khăn khi thực hiện.

Theo quy định mới tại Luật Công chứng 2024, tất cả trường hợp người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc – kể cả chỉ có một người thừa kế – đều thực hiện chung một thủ tục là công chứng văn bản phân chia di sản, khi có yêu cầu. Quy định này nhằm đơn giản hóa thủ tục, tránh rối rắm pháp lý cho người dân.

2. Mở rộng các trường hợp được công chứng ngoài trụ sở

Theo Điều 46 Luật Công chứng 2024 và Điều 43 Nghị định 104/2025, việc công chứng được phép thực hiện ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng nếu người yêu cầu công chứng thuộc một trong các trường hợp sau:

• Lập di chúc tại nơi cư trú;

• Không thể đi lại vì bệnh lý, đang điều trị nội trú hoặc bị cách ly y tế;

• Bị tạm giữ, tạm giam hoặc đang chấp hành án;

• Có lý do chính đáng khác theo quy định tại Nghị định 104/2025, bao gồm:

  • Phụ nữ mang thai hoặc nuôi con nhỏ dưới 12 tháng;

  • Người cao tuổi, người khuyết tật;

  • Cán bộ đang thực hiện nhiệm vụ đặc thù không thể rời vị trí;

  • Trường hợp bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan.

So với luật cũ, quy định mới liệt kê cụ thể “lý do chính đáng”, giúp tránh tình trạng áp dụng tùy tiện, tạo cơ sở pháp lý rõ ràng cho công chứng viên.

3. Bắt buộc chụp ảnh khi ký văn bản công chứng

Theo Điều 50 Luật Công chứng 2024, người yêu cầu công chứng, người làm chứng và người phiên dịch phải ký hoặc điểm chỉ trước mặt công chứng viên, và quá trình này phải được chụp ảnh để lưu hồ sơ.

Yêu cầu ảnh chụp phải:

• Nhận diện rõ người ký và công chứng viên;

• Không bị chỉnh sửa, lồng ghép;

• In màu hoặc đen trắng trên giấy A4, hoặc ảnh chuyên dụng tối thiểu 13x18cm.

Đáng chú ý, nếu người dân từ chối việc chụp ảnh này thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng. Đây là quy định mới nhằm tăng cường tính xác thực và phòng ngừa giả mạo hồ sơ.

4. Bỏ công chứng bản dịch, thay bằng chứng thực chữ ký người dịch

Luật mới đã bỏ toàn bộ thủ tục “công chứng bản dịch”, vốn từng được quy định tại Điều 61 Luật Công chứng 2014. Thay vào đó, công chứng viên chỉ còn thực hiện việc chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật về chứng thực.

Việc này phản ánh đúng bản chất pháp lý: nội dung bản dịch không thuộc trách nhiệm công chứng viên, mà chỉ xác nhận người dịch ký vào nội dung dịch.

Người dân có nhu cầu dịch thuật tài liệu chỉ cần:

• Đưa bản dịch kèm bản gốc;

• Ký tên trước mặt người có thẩm quyền chứng thực (công chứng viên, hoặc UBND cấp xã).

Bản dịch được công chứng trước ngày 1-7-2025 vẫn có giá trị sử dụng.