Theo quy định mới tại Nghị định 197/2026/NĐ-CP, mọi cơ quan nhà nước khi tiếp nhận đơn khiếu nại, tố cáo dạng văn bản giấy đều phải tiến hành số hóa và lưu trữ đồng bộ lên Cơ sở dữ liệu quốc gia.
Đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác xử lý đơn thư
Chính phủ vừa ban hành Nghị định 197/2026/NĐ-CP quy định vận hành Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiếp công dân, tiếp nhận và giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh. Nghị định này chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2026.
Điểm nổi bật của văn bản này là yêu cầu bắt buộc các cơ quan có thẩm quyền phải chuyển đổi toàn bộ hồ sơ, đơn thư dạng giấy sang dữ liệu điện tử ngay sau khi tiếp nhận để đưa vào hệ thống quản lý tập trung.
Quy trình tiếp nhận và cập nhật dữ liệu nghiêm ngặt
Cụ thể, Điều 10 của Nghị định 197/2026/NĐ-CP xác định chi tiết 4 nguyên tắc trong công tác thu thập dữ liệu:
1. Việc ghi nhận, nhập dữ liệu về tiếp nhận khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh vào Cơ sở dữ liệu được thực hiện trên cơ sở các hình thức tiếp nhận theo quy định của pháp luật về tiếp công dân, khiếu nại, tố cáo.
2. Nội dung tiếp nhận phải được ghi nhận đầy đủ, chính xác, kịp thời. Việc ghi nhận được thực hiện trên sổ tiếp công dân điện tử trong Cơ sở dữ liệu; trường hợp tiếp nhận bằng đơn giấy thì phải được số hóa, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.
3. Trường hợp tiếp nhận qua dịch vụ bưu chính thì cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, nhập dữ liệu và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu theo quy định.
4. Việc tiếp nhận phải bảo đảm công khai, minh bạch, đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật.
Như vậy, dù người dân lựa chọn hình thức nộp trực tiếp hay gửi qua đường bưu điện, toàn bộ dữ liệu đơn thư dạng giấy đều phải chuyển thành dữ liệu số trên hệ thống quốc gia.
Bên cạnh khâu tiếp nhận, Điều 11 của Nghị định cũng quy định rõ về việc cập nhật trạng thái phân loại và xử lý đơn. Theo đó, quy trình phân loại và chuyển đơn sẽ được vận hành song song trên nền tảng số. Hệ thống sẽ ghi nhận chi tiết:
-
Đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm thụ lý.
-
Mốc thời gian chuyển giao hồ sơ.
-
Trạng thái tiến độ giải quyết thực tế.
Cơ quan nhận đơn có nhiệm vụ xác nhận việc tiếp nhận trên Cơ sở dữ liệu quốc gia, đồng thời tổ chức xử lý theo đúng thẩm quyền. Quy định này giúp giám sát chặt chẽ tiến độ, tránh tình trạng chậm trễ hoặc thất lạc đơn thư của công dân.
